Rechten als cliënt

Ben je ontevreden over de samenwerking met Veilig Thuis Midden-Brabant? Wij helpen je graag om dit op te lossen. Bespreek je ontevredenheid met de medewerker van Veilig Thuis waarmee je te maken hebt of hebt gehad. Daarnaast kun je in deze folder lezen welke stappen je kunt ondernemen. Zo nodig kun je daarna  het Klachtenformulier invullen en opsturen.

Je hebt als cliënt of als adviesvrager of melder meer ondersteuning nodig? Dat kan.
Tijdens de stappen die je onderneemt, kun je ook terecht bij het landelijke Advies- en Klachtenbureau Jeugdzorg (AKJ). Het AKJ beantwoordt je vragen en geeft advies. Het AKJ is onafhankelijk. Klik hier om naar de website te gaan van het AKJ.
I www.akj.nl
E info@akj.nl
T (088) 5551000

Waarom verwerken wij je persoonsgegevens?
(doel en rechtsgrond)
Wij staan voor een veilig thuis voor iedereen. Wij hebben de maatschappelijke opdracht om burgers te beschermen door een melding van huiselijk geweld en/of kindermishandeling te onderzoeken en hulp in te zetten. Deze maatschappelijke opdracht is vastgelegd in de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO).

Om deze opdracht goed te kunnen vervullen, zijn wij bevoegd om jouw persoonsgegevens te verwerken (grondslag: artikel 5.1.6 lid 1 WMO). Wij gebruiken deze gegevens om een goed beeld van jouw situatie te krijgen zodat wij jou en/of joue gezin goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden (doelbinding).

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens mogen niet zomaar worden verwerkt. Bijvoorbeeld gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid en strafrechtelijke gegevens. Veilig Thuis is door de wet bevoegd om gegevens over gezondheid en gegevens over kindermishandeling en huiselijk geweld te verwerken (artikelen 30 lid 3 sub a Uitvoeringswet AVG en artikel 5.1.6 WMO).

Veilig Thuis verwerkt de (persoons)gegevens van jou en andere betrokkenen in een dossier. In het dossier staan persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN). Ook staat in het dossier relevante inhoudelijke informatie die Veilig Thuis heeft ontvangen of heeft verzameld. Het dossier bevat dus gevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar op te vragen is of in te zien is door anderen. Veilig Thuis gaat zorgvuldig om met jouw gegevens.

Alle medewerkers van Veilig Thuis hebben, mits noodzakelijk, in principe toegang tot de dossiers. Zij hebben getekend voor geheimhouding.

Uitvoering dienstverlening:

• Medewerkers van Veilig Thuis die betrokken zijn bij jouw melding, hebben toegang tot de informatie in jouw dossier. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
• Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, heeft de (cliënten)administratie toegang tot jouw dossier.
  

Onderzoek & controle:

• Daarnaast kunnen leidinggevenden, werkbegeleiders en beleidsmedewerkers dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles en klachtbemiddeling en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten.
• Veilig Thuis voert soms in het kader van het algemeen belang, onderzoek uit samen met hogescholen en universiteiten. Het kan zijn dat jouw dossier geselecteerd wordt voor een dergelijk onderzoek. Als onderzoekers toegang krijgen tot jouw dossier, gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook tekenen de onderzoekers een geheimhoudingsverklaring. In de uiteindelijke onderzoek rapportage zijn nooit persoonsgegevens opgenomen. Als gegevens uit jouw dossier geanonimiseerd worden gebruikt voor een onderzoek, hoeven wij jouw toestemming niet te vragen.

Jaarlijks krijgt Veilig Thuis bezoek van de accountant. Voor de financiële en kwaliteitscontroles, kan door de accountant steekproefsgewijs toegang tot dossiers worden gevraagd. In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan onze medewerking te verlenen: inclusief het verlenen van toegang tot dossiers. Daarnaast kan er sprake zijn van een externe kwaliteitsauditor die steekproefsgewijs in de dossiers kan kijken om te toetsen of wij aan de eisen voldoen. Medewerkers van deze organisaties hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.

Veilig Thuis mag jouw gegevens uitwisselen met anderen als dat nodig is voor het behandelen van de melding waarbij sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan. Daarvoor hebben wij geen toestemming van jou nodig. Wel informeren wij u zo veel mogelijk van tevoren dat wij jouw gegevens doorgeven. We delen alleen de gegevens waarvan wij het nodig vinden om die te delen met als doel om de juiste hulp voor je in te zetten en/of onderzoek te doen. Er zijn uitzonderingen wanneer wij je niet van tevoren informeren:

• Voordat wij besluiten wat wij met de melding doen, vragen we aan enkele organisaties of jij daar al bekend bent. Dat doen wij om te voorkomen dat niet-passende ondersteuning wordt ingeschakeld of dat informatie op de verkeerde plek terechtkomt.
• Ook vragen wij, waar nodig, informatie op bij de politie, BRP/Gemeente, Raad voor de Kinderbescherming om de melding beter te kunnen beoordelen op veiligheid (verrijken).
• Wanneer het om veiligheidsredenen nodig is kunnen wij ook andere professionals of hulpverleners om informatie vragen zonder je van tevoren te informeren.
• Dit kan ook gebeuren wanneer wij denken dat er sprake kan zijn van een gevaarlijke situatie wanneer wij je informeren.

Tenslotte zijn wij verplicht gegevens te leveren aan het CBS over ons werk. Dit betekent dat wij van alle dossiers een volgnummer (door het systeem gegenereerd) en een geanonimiseerde geboortedatum van de direct betrokkenen (alleen het geboortejaar) doorgeven aan het CBS.

Je kunt om inzage in jouw dossiergegevens vragen. Je kunt alleen gegevens inzien over jezelf of over de kind(eren) waarover je gezag hebt. Bij dat laatste gelden de leeftijdsgrenzen (zie hieronder bij ‘Kan een kind of jongere het dossier inzien?’). Je kunt een afschrift vragen van het dossier. Bij het verstrekken van informatie zorgen wij ervoor dat deze informatie de (privacy)belangen van derden (andere (direct)betrokken personen, organisaties) niet schaadt.

Wil je je gegevens inzien, stuur dan een mailtje naar info@veiligthuismiddenbrabant.nl

• Is een kind jonger dan 12 jaar? Dan mag het kind zijn eigen dossier niet inkijken. Alleen een wettelijk vertegenwoordiger (doorgaans de ouder met gezag) kan dat namens of samen met het kind doen.
• Is een jongere tussen de 12 en 16 jaar? Zowel de jongere als de wettelijk vertegenwoordiger kunnen inzage vragen. Beide partijen hebben daarvoor niet de toestemming van de ander nodig, maar de betrokkenen moeten wel de gelegenheid krijgen hun visie op het inzageverzoek te geven.
• Is een jongere 16 jaar of ouder? Dan heeft alleen de jongere recht op inzage. Wil de wettelijk vertegenwoordiger inzage, dan is expliciet toestemming van de jongere nodig.

Je hebt, naast het hierboven genoemde recht op inzage, ook recht op:

1. Correctie van jouw persoonsgegevens wanneer er feitelijke onjuistheden in staan. Wanneer het niet gaat over correctie/rectificatie van feitelijke onjuistheden, dan heb je het recht om een eigen verklaring aan het dossier te laten toevoegen.
2. Verwijdering (‘wissing’) van je gegevens als er geen sprake blijkt te zijn van huiselijk geweld of kindermishandeling en het vermoeden is feitelijk en bewijsbaar weerlegd. Soms is er geen sprake van huiselijk geweld of kindermishandeling, maar zijn of blijven er wel zorgen, dan bewaren wij het dossier. Ook wanneer er andere wetgeving m.b.t. bewaarplichten (andere dan hieronder beschreven) aan de orde is of ter verdediging bij een klacht of een rechtszaak hoeven wij de gegevens niet te wissen
3. Het (tijdelijk) stopzetten van het verwerken van jouw  persoonsgegevens als deze niet feitelijk juist zijn.

Als je gebruik wilt maken van een van deze rechten, neem dan contact op met je contactpersoon van Veilig Thuis. Als het nodig is, stemt Veilig Thuis af met de Functionaris Gegevensbescherming voor een advies.

Veilig Thuis is wettelijk verplicht (de (persoons)gegevens in) het dossier ten minste 20 jaar te bewaren. De termijn gaat lopen vanaf het moment dat de laatste wijziging van het dossier heeft plaatsgevonden. Het dossier of delen daarvan kunnen langer dan 20 jaar worden bewaard als dat redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

De beveiliging van jouw gegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals firewalls, virusscanners, wachtwoordbeleid, beveiliging van verbindingen, logging van toegang, specifieke afspraken met derden (verwerkersovereenkomsten), protocollen, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers. Daarnaast gelden er voor de medewerkers geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsbepalingen uit wet, beroepscode of (arbeids)overeenkomst.

Veilig Thuis maakt geen gebruik van profilering zoals beschreven in de AVG en ook geautomatiseerde besluitvorming wordt niet toegepast.

Als je niet tevreden bent over de verwerking van jouw persoonsgegevens (op het gebied van privacy en/of in-formatieveiligheid) door Veilig Thuis, dan kun je het probleem bespreken met jouw contactpersoon van Veilig Thuis en/of de teammanager. Als dit gesprek niet tot een oplossing leidt, of je wilt geen gesprek, dan kun je een klacht indienen conform onze klachtenprocedure. Wij betrekken de Functionaris Gegevensbescherming indien nodig. Deze kan over jouw situatie onafhankelijk advies geven.

U kunt de Functionaris Gegevensbescherming benaderen voor advies en informatie rondom privacy via het mailadres FG@veiligthuismiddenbrabant.nl. De Functionaris Gegevensbescherming geeft zowel aan u als aan de organisatie onafhankelijk advies.

Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vind je meer informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Je kunt de AP ook om advies vragen of daar een klacht indienen.

1. Veilig Thuis Midden-Brabant staat het maken van een geluidsopname toe, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen. In dat geval biedt zij een alternatief aan.
2. De cliënt maakt van te voren duidelijk dat hij/zij een geluidsopname wil maken.
3. De cliënt verstrekt aan Veilig Thuis Midden-Brabant een kopie van de opname als deze dat wenst (of vice versa als Veilig Thuis Midden-Brabant de opname maakt).
4. Noch de cliënt noch Veilig Thuis Midden-Brabant knipt of plakt in een geluidsopname, tenzij dit wordt meegedeeld.
5. Noch de cliënt noch Veilig Thuis Midden-Brabant verstrekt zonder toestemming van de andere partij geluidsopnamen aan derden of maakt deze openbaar.